Gửi hàng shop đi nước ngoài: Cách đóng đơn, khai hàng và tối ưu chi phí cho shop nhỏ

Gửi hàng shop đi nước ngoài đang trở thành nhu cầu quen thuộc của nhiều shop online, người bán hàng cá nhân và thương hiệu nhỏ tại Việt Nam. Khác với một kiện quà gửi cho người thân, đơn hàng bán cho khách quốc tế cần được chuẩn bị rõ hơn về tên sản phẩm, số lượng, giá trị, thông tin người nhận và cách đóng gói để vừa bảo vệ hàng vừa hạn chế chi phí không cần thiết.

Shop mới bắt đầu thường dễ gặp tình trạng báo giá thay đổi sau khi đóng kiện, địa chỉ khách thiếu postcode, khai tên hàng quá chung hoặc sử dụng thùng quá lớn làm tăng trọng lượng quy đổi. Trong bài viết này, ZIP Express & Logistics tổng hợp những bước quan trọng giúp shop chuẩn bị đơn quốc tế gọn hơn và dễ vận hành hơn khi số lượng đơn tăng dần.

1. Gửi hàng shop khác gì gửi đồ cá nhân?

Với hàng cá nhân, người gửi thường chỉ có một vài món và không phát sinh đơn thường xuyên. Trong khi đó, shop có thể gửi nhiều sản phẩm giống nhau, gửi liên tục cho nhiều khách hoặc cần kiểm soát chi phí vận chuyển để đảm bảo lợi nhuận của từng đơn.

2. Shop nên chuẩn bị thông tin sản phẩm như thế nào?

Nếu bán nhiều mặt hàng, shop nên tạo sẵn danh sách sản phẩm cơ bản thay vì mỗi lần có đơn mới lại mô tả từ đầu. Danh sách này giúp việc kiểm tra tuyến, đóng gói và báo giá nhanh hơn.

3. Đừng chỉ khai chung là “hàng shop”

“Hàng shop” chỉ mô tả nguồn gốc đơn hàng chứ không cho biết sản phẩm thực tế là gì. Khi gửi quốc tế, tên hàng nên được mô tả cụ thể hơn như áo thun, túi xách, phụ kiện tóc, sách, đồ thủ công hoặc sản phẩm cụ thể mà shop đang bán.

4. Bao bì đẹp chưa chắc là bao bì tối ưu cho hàng bay

Shop thường muốn đơn hàng khi đến tay khách nhìn đẹp và chỉn chu, nhưng bao bì quá lớn có thể làm tăng thể tích kiện. Với hàng bay, kích thước đóng gói là một yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến trọng lượng tính cước.

Vì vậy, shop nên thiết kế bao bì vừa đảm bảo trải nghiệm khách hàng vừa hạn chế khoảng trống không cần thiết. Đặc biệt với quần áo, hàng mềm và phụ kiện, chỉ cần tối ưu vài centimet ở mỗi chiều cũng có thể giúp kiện gọn hơn khi gửi nhiều đơn.

5. Vì sao shop nên chuẩn hóa kích thước hộp?

Nếu mỗi đơn sử dụng một loại thùng khác nhau, shop sẽ khó dự kiến cước trước khi khách thanh toán. Một cách dễ quản lý hơn là chuẩn bị một vài size hộp tiêu chuẩn phù hợp với các nhóm sản phẩm thường bán.

Khi đã biết cân nặng và kích thước trung bình của từng size, shop sẽ dễ dự kiến chi phí vận chuyển hơn khi tư vấn khách quốc tế.

6. Shop cần hiểu cân thực và cân quy đổi

Cân thực là số kg khi đặt kiện lên cân, còn cân quy đổi liên quan đến thể tích mà kiện chiếm trong quá trình vận chuyển. Với shop bán quần áo, chăn, túi hoặc sản phẩm nhẹ nhưng cồng kềnh, cân quy đổi là yếu tố đặc biệt cần lưu ý.

7. Thông tin khách nhận nên được lấy ngay khi chốt đơn

Một đơn đã đóng xong nhưng thiếu postcode hoặc số điện thoại người nhận vẫn có thể khiến shop phải liên hệ khách lại và chậm lịch gửi. Vì vậy, form đặt hàng quốc tế của shop nên yêu cầu đủ thông tin ngay từ đầu.

8. Postal code đặc biệt quan trọng khi shop báo phí ship

Nếu chỉ biết khách ở Mỹ, Anh, Úc hoặc Canada, shop vẫn chưa có đủ thông tin để dự kiến tuyến sát nhất. Postal code giúp xác định khu vực giao cụ thể và hỗ trợ kiểm tra các điều kiện liên quan đến địa chỉ nhận.

Do đó, khi bán hàng quốc tế, shop nên lấy postal code trước khi báo phí vận chuyển cuối cùng cho khách.

9. Có nên miễn phí ship quốc tế cho khách?

“Free shipping” là quyết định kinh doanh của shop chứ không có nghĩa chi phí vận chuyển biến mất. Nếu muốn áp dụng, shop cần tính trước chi phí logistics vào giá bán hoặc đặt mức giá trị đơn tối thiểu để tránh vận chuyển ăn hết lợi nhuận.

10. Hàng giá trị thấp nhưng ship cao – nên xử lý thế nào?

Với sản phẩm có giá trị thấp, chi phí vận chuyển quốc tế đôi khi chiếm tỷ lệ lớn so với giá hàng. Shop có thể cân nhắc gợi ý khách mua nhiều sản phẩm trong một đơn hoặc xây dựng combo phù hợp để chi phí ship được phân bổ trên nhiều món hơn.

Tuy nhiên, không nên cố tăng số lượng nếu khiến kiện chuyển sang nhóm hàng có điều kiện khác hoặc làm kích thước tăng quá nhiều. Shop nên kiểm tra trước phương án cho đơn thực tế.

11. Hàng đặc thù cần kiểm tra trước khi shop nhận đơn

Nếu shop kinh doanh mỹ phẩm, thực phẩm, thuốc, thực phẩm chức năng, nước hoa, hàng có pin hoặc các sản phẩm cần điều kiện riêng, không nên nhận thanh toán quốc tế trước rồi mới kiểm tra khả năng vận chuyển.

12. Shop gửi thường xuyên nên lưu lại dữ liệu từng loại đơn

Sau một thời gian gửi hàng, shop có thể lưu lại cân nặng, kích thước và kiểu đóng gói của những đơn phổ biến. Dữ liệu này giúp nhân viên chuẩn bị nhanh hơn và shop có cơ sở dự kiến phí ship cho khách mới.

13. Tracking giúp shop giảm câu hỏi “đơn của em tới đâu rồi?”

Sau khi đơn được tạo vận đơn, shop nên gửi mã tracking cho khách và hướng dẫn họ theo dõi. Việc này vừa giúp khách chủ động hơn vừa giảm số lần shop phải kiểm tra thủ công hành trình của từng đơn.

14. 7 lỗi shop mới thường gặp khi bắt đầu gửi quốc tế

15. Checklist một đơn hàng shop trước khi gửi

16. Câu hỏi thường gặp khi shop gửi hàng quốc tế